Prestação de contas - FAPESP
Informações Gerais
Em 2021, a FAPESP incorporou ao sistema SAGe o envio eletrônico das prestações de contas de todos os auxílios à pesquisa.
Isso facilitou bastante o envio de documentos. Porém, apenas inserir a documentação no sistema não garante a habilitação e a aprovação do compromisso junto à agência.
No site da FAPESP, estão disponíveis um vídeo e um manual com o passo a passo e orientações para o lançamento dos documentos, elaboração e submissão da prestação de contas via SAGe:
Vídeo - Elaboração de Prestação de Contas Eletrônica
Manual SAGe - Prestação de Contas - versão 1.2.1
Os usuários também podem acessar o manual no link “Manuais” disponibilizado no próprio ambiente do SAGe.
Para o correto lançamento no sistema, cada documento fiscal (emitido conforme Normas da FAPESP) deve estar vinculado a uma alínea e subalínea, de acordo com o que foi concedido no termo de outorga e aditivo.
Portanto, o controle da prestação de contas e a organização dos documentos (salvando-os em pastas nomeadas por alínea e subalínea) devem ser feitos regularmente, se possível a cada aquisição, e não apenas no momento da elaboração para submissão (que ocorre normalmente uma vez por ano).
Procedimento geral para realizar aquisições
O pesquisador responsável deve:
- cotar o valor do produto, atentando-se às seguintes exigências:
a) para aquisições acima de 10 (dez) salários mínimos, é obrigatório apresentar cotações de 3 (três) empresas ou carta de exclusividade;
b) as cotações devem ser recentes/atualizadas e emitidas com data anterior à emissão da nota fiscal de compra;
c) os e-mails trocados com as empresas devem ser anexados.
- encaminhar os dados cadastrais à empresa (conforme Normas FAPESP) para emissão da nota fiscal;
- verificar se a nota fiscal foi emitida de acordo; e
- solicitar à empresa o boleto para pagamento.
Orientações básicas para emissão de Documentos Fiscais e Prestação de Contas
Material permanente e Material de consumo
Em caso de aquisição de material permanente e material de consumo:
- a nota fiscal/DANFE deve ser emitida em nome do outorgado (nova regra que passou a vigorar a partir de 01/09/2023 - Confira a nova regra AQUI);
- o número do processo FAPESP deve constar no documento fiscal, no campo “Dados adicionais”;
- o local de entrega do produto (endereço da UFABC) também deve constar no campo “Dados adicionais”.
Material controlado
Na aquisição de material controlado:
- os comprovantes fiscais com a aquisição de materiais controlados (Polícia Federal, Ministério do Exército, Comissão Nacional de Energia Nuclear etc.) devem ser emitidos em nome da Instituição de destino do material, seja a Instituição Sede do processo ou uma das Instituições parceiras do projeto.
- para a emissão do documento fiscal, o número de registro do respectivo órgão controlador é obrigatório e deve constar no documento fiscal.
Observação: O número de registro do respectivo órgão controlador deve ser solicitado à PU pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..
Para a prestação de contas da aquisição de material controlado deverão ser apresentados:
- nota fiscal/DANFE emitida em nome da UFABC, contendo o número de registro do respectivo órgão controlador e número do processo;
- recibo de reembolso emitido em papel timbrado da Instituição, comprovando o repasse de recursos pelo Outorgado à Instituição.
Observação: O recibo deverá ser solicitado à Propes pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., mediante apresentação da nota fiscal e comprovante de pagamento.
Serviços de terceiros
Para a contratação de serviços de terceiros (pessoa jurídica):
- a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) deve ser emitida em nome do pesquisador responsável, utilizando o endereço da instituição;
- o serviço prestado e outras informações relevantes devem estar descritos na nota fiscal;
- é obrigatório constar o número do processo FAPESP na NFS-e.
Para contratação de serviços de pessoa física, verificar item 3.2.1 b do manual de prestação de contas.
IMPORTANTE:
Caso ocorra algum erro na emissão da nota fiscal de venda ou serviço (ex.: dados cadastrais ou descrição, quantidade de produtos, cobrança de ICMS), a empresa poderá cancelar e emitir outro documento fiscal em até 24 horas após a emissão.
Caso o número do processo ou o endereço de entrega não tenham sido inseridos na nota fiscal, deverá ser solicitada à empresa uma carta de correção, a qualquer tempo.
Pagamentos
Após verificação do documento fiscal emitido de acordo com as Normas da FAPESP, o valor poderá ser liberado no SIAF e o pagamento efetuado.
Observação: Recomendamos solicitar à empresa um prazo mínimo de 3 (três) dias úteis para o pagamento, devido à previsão de crédito da FAPESP após a solicitação de liberação.
Comprovação de pagamentos
Para notas fiscais faturadas (com vencimento expresso na DANFE), o comprovante de pagamento é obrigatório e deve ser anexado no SAGe.
A Propes recomenda que o pesquisador solicite boleto para pagamento de todas as notas.
Para pagamento efetuado via cartão de crédito, deve ser anexada a fatura do cartão.
Para pagamentos realizados via transferência, depósito ou PIX, o pesquisador deve solicitar recibo de quitação ou informar "pagamento à vista" na própria nota fiscal.
Importações e contratações de serviços no exterior
Importação, exportação ou contratação de serviços no exterior feitas pela FAPESP:
A FAPESP realiza a importação, exportação ou contratação/pagamento de serviços no exterior, caso haja saldo disponível em moeda estrangeira suficiente para pagamento do valor total da proforma invoice escolhida pelo outorgado.
Nesses casos, a prestação de contas é feita pela própria FAPESP.
Observação: A proforma invoice deve ter valor superior a USD 500,00 (quinhentos dólares americanos) ou equivalente em outra moeda.
Para mais informações acesse: https://fapesp.br/importacao/
Aquisições e contratação de serviços no exterior feitas pelo outorgado ou sua instituição sede:
A importação ou contratação/pagamento de serviços no exterior poderá ser realizada pelo outorgado ou pela instituição sede, com a utilização de recursos concedidos em reais no processo para pagamento de todas as despesas decorrentes.
Observação: Quando o recurso a ser utilizado estiver em moeda estrangeira, o outorgado deverá solicitar a conversão do valor para reais. O pedido deve ser feito através da submissão de uma solicitação de mudança do tipo “alteração de orçamento” no respectivo processo, no SAGe.
Para aquisições realizadas pelo setor de importação da instituição sede e mais informações acesse: https://fapesp.br/importacao/
Para a prestação de contas de aquisições realizadas pelo outorgado, deverão ser apresentados os seguintes comprovantes:
- "commercial invoice", quitada pelo emitente;
- extrato do cartão de crédito, no caso de pagamento realizado por esse método;
- recibo de reembolso (Modelo1) e extrato do cartão, caso utilizado cartão de crédito de terceiros;
- comprovantes das despesas com remessa, emitidos pela instituição bancária, no caso de pagamento realizado com remessa bancária;
- comprovantes de recolhimento de impostos e de outras despesas, emitidos pela Receita Federal e/ou pela companhia responsável pelo transporte internacional; e
- no caso de embarque com bagagem acompanhada, apresentar também:
- informação do outorgado, mencionando o nome da pessoa que trouxe a mercadoria; e
- cópia do cartão de embarque referente à entrada no país.
Passagens aéreas
No caso de passagens adquiridas pelo outorgado, é necessário apresentar:
- recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.);
- e-ticket contendo a base tarifária;
- cartões de embarque (físico ou eletrônico) ou canhoto da passagem aérea utilizada, com percurso completo.
No caso de passagens adquiridas por pesquisador visitante ou por terceiros, é necessário apresentar:
- recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagens, discriminando os valores pagos (transporte, taxas etc.);
- e-ticket contendo a base tarifária;
- recibo de reembolso FAPESP (Modelo1);
- cartões de embarque (físico ou eletrônico) ou canhoto da passagem aérea utilizada, com percurso completo.
Observação: Para ambos os tipos de aquisição de passagem, em caso de dano ou extravio dos cartões de embarque, deverá ser apresentada declaração de embarque fornecida pela companhia aérea.
Diárias
Para utilização de diárias no país, diárias no exterior, manutenção mensal no exterior e manutenção mensal de pesquisador visitante, devem ser observadas as normas descritas na Portaria PR nº 35/2020, disponível em www.fapesp.br/14018.
O pagamento de diárias e manutenção mensal está limitado aos valores indicados nas tabelas disponíveis em www.fapesp.br/valores.
Para comprovação de gastos com diárias, o pesquisador responsável deve apresentar:
- recibo FAPESP (Modelo 3) em nome do Pesquisador Responsável, ou comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano;
- comprovação de participação no evento, podendo ser: certificado de participação; comprovante de afastamento da instituição; declaração da instituição visitada; comprovante das passagens utilizadas; outro documento em que conste o período e o local do evento/visita.
Para comprovação de gastos com diárias utilizadas por terceiros, é necessário apresentar:
- recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros (Modelo 4) ou comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano;
- comprovação de participação no evento, podendo ser: certificado de participação; comprovante de afastamento da instituição; declaração da instituição visitada; comprovante das passagens utilizadas; outro documento em que conste o período e o local do evento/visita.
Observação: Informações adicionais sobre as normas para uso de recursos e prestação de contas de auxílios e bolsas FAPESP estão disponíveis no link: https://fapesp.br/normaspc.
Controle de Saldos e Liberações
Para auxiliar no controle de liberações, saldos das alíneas e eventuais pendências dos documentos, a Propes desenvolveu um modelo de planilha, disponível no link abaixo:
CLIQUE AQUI para baixar o modelo.
Dúvidas e Contato: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Redes Sociais